1) ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric Data) หมายถึง ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำ ไปคำนวณได้ ข้อมูลแบบนี้เขียนได้หลายรูปแบบ คือ
ก. เลขจำนวนเต็ม หมายถึง ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม เช่น 12, 9, 137 , 8319 , -46
ข. เลขทศนิยม หมายถึง ตัวเลขที่มีจุดทศนิยม ซึ่งอาจมีค่าเป็นจำนวนเต็ม เช่น 12 หรือเป็นจำนวนที่มีเศษทศนิยมก็ได้ เช่น 12.763
เลขทศนิยมแบบนี้สามารถเขียนได้ 2 รูปแบบคือ
ก. แบบที่ใช้กันทั่วไป เช่น 12., 9.0 ,17.63, 119.3267 , -17.34
ข. แบบที่ใช้งานทางวิทยาศาสตร์ เช่น
123. x 104 หมายถึง 1230000.0
13.76 x 10-3 หมายถึง 0.01376
- 1764.0 x 102 หมายถึง -176400.0
- 1764.10-2 หมายถึง -17.64
2) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character Data) หมายถึง ข้อมูลที่ ไม่สามารถนำ ไปคำนวณได้ แต่อาจนำไปเรียงลำดับได้ เช่น การเรียงลำดับตัวอักษร ข้อมูลอาจเป็นตัวหนังสือ ตัวเลข หรือเครื่องหมายใด ๆ เช่น COMPUTER, ON-LINE, 1711101,&76
วิธีการประมวลผลข้อมูล
วิธีการประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ มีหลายวิธี ดังนี้
1) การคำนวณ (Calculation) หมายถึง การนำข้อมูลที่เป็นตัวเลขมาทำการ บวก ลบ คูณ หารยกกำลัง เช่น การคำนวณภาษี การคำนวณค่าแรง เป็นต้น
2) การจัดเรียงข้อมูล (Sorting) เป็นการเรียงข้อมูลจากน้อยไปหามาก หรือมากไปหาน้อย เพื่อทำให้ดูง่ายขึ้น ค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้เร็วขึ้น เช่น การเรียงคะแนนดิบของนักเรียนจากมาก ไปหาน้อย การเก็บบัตรดัชนีสำหรับหนังสือต่างๆ โดยการเรียงตามตัวอักษร จาก ก ข ค ถึง ฮ เป็นต้น
3) การจัดกลุ่ม (Classifying) หมายถึง การจัดข้อมูลโดยการแยกออกเป็นกลุ่มหรือประเภท ต่างๆ เช่น การนำข้อมูลเกี่ยวกับประวัตินักศึกษา มาแยกตามคณะต่างๆ เช่น แยกเป็นนักศึกษาที่ สังกัดคณะวิทยาศาสตร์ นักศึกษาที่สังกัดคณะครุศาสตร์ เป็นต้น การทำเช่นนี้ทำให้การค้นหาข้อมูล ทำได้ง่ายขึ้น และยังสะดวกสำหรับทำรายงานต่างๆ
4) การดึงข้อมูล (Retrieving) หมายถึง การค้นหาและการนำข้อมูลที่ต้องการมาจากแหล่ง เก็บข้อมูล เพื่อนำไปใช้งาน
5) การรวมข้อมูล (Merging) หมายถึง การนำข้อมูลตั้งแต่สองชุดขึ้นไปมารวมกันให้เป็นชุด เดียวเช่น การนำประวัติส่วนตัวของนักศึกษา และประวัติการศึกษามารวมเป็นชุดเดียวกัน เป็นประวัตินักศึกษาเป็นต้น
6) การสรุปผล (Summarizing) หมายถึง การสรุปส่วนต่างๆของข้อมูลโดยย่อเอา เฉพาะส่วนที่เป็น ใจความสำคัญ เพื่อเน้นจุดสำคัญและแนวโน้ม เช่น การนำข้อฒุลมาแจงนับและ ทำเป็นตารางการ หายอดนักศึกษา ของแต่ละวิชา ข้อมูลเหล่านี้ใช้สำหรับพิมพ์เป็นรายงานสรุป ส่งขึ้นไปให้ผู้บริหาร ระดับสูง เพื่อใช้ในการบริหาร
7) การทำรายงาน (Reporting) หมายถึง การนำข้อมูลมาจัดพิมพ์รายงานรูปแบบต่างๆ เช่น รายงานการวิเคราะห์อาชีพของผู้ปกครองของนักศึกษา รายงานการเรียนของนักศึกษา เป็นต้น
8) การบันทึก (Recording) หมายถึง การจดบันทึกข้อมูลเอาไว้โดยทำการคัดลอกข้อมูล จากต้นฉบับแล้วเก็บเป็นแฟ้ม (Filing) เช่น การบันทึกประวัติส่วนตัวนักศึกษาแต่ละคน เป็นต้น
9) การปรับปรุงรักษาข้อมูล (Updating) หมายถึง การเพิ่ม (Add) หรือการเอาออก (Delete) และการเปลี่ยนค่า (Change) ข้อมูลที่อยู่ในแฟ้มให้ทันสมัยอยู่เสมอ
วิธีการประมวลผล (Processing Technique) โดยการใช้คอมพิวเตอร์เพื่อช่วยในการประมวลผลทางธุรกิจนั้นมีวิธีการประมวลผลได้หลายแบบดังนี้
1. การประมวลผลแบบชุด (Batch Processing)
คือ การประมวลผลโดยผู้ใช้จะทำการรวบรวมเอกสารที่ต้องการประมวลผลไว้เป็นชุดๆ ซึ่งแต่ละชุดอาจจะกำหนดเท่ากับเอกสาร 10 หรือ 20 รายการหรือมากกว่าก็ได้แต่ให้มีขนาดเท่ากัน แล้วป้อนข้อมูลดังกล่าวสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ จากนั้นจึงใช้คำสั่งให้ประมวลผลพร้อมกันที่ละชุด
2. การประมวลผลแบบโต้ตอบ (Interactive)
หมายถึง การทำงานในลักษณะที่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยผู้ใช้สามารถที่จะตรวจสอบข้อมูลได้ตลอดเวลา เช่น กรณีที่ลูกค้า นายวัลลภ คลองหก จากบริษัทราชมงคล จำกัด ติดต่อซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์จากแผนกขาย เจ้าหน้าที่พนักงานขายจะต้องป้อนรหัสลูกค้า เพื่อเรียกประวัตินายวัลลภขึ้นมาพิจารณาว่าใน ขณะนี้ได้สั่งซื้อสินค้าเกินวงเงินเครดิตหรือไม่ ถ้าไม่เกินก็อนุมัติการขายแต่ถ้าหากเกินก็อาจจะให้ชำระเป็นเงินสด จากนั้นจะมีการตรวจสอบแฟ้มสินค้าคงคลังว่ามีสินค้าดังกล่าวหรือไม่เพื่อตัดสต็อก (Stock) แล้วพิมพ์บิลเพื่อจัดส่งให้ลูกค้า แสดงการทำงานการออกบิลโดยการประมวลผลแบบโต้ตอบ
ในการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ หรือการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ ที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้ จำเป็นต้องมีการประมวลผลข้อมูลก่อน การประมวลผลข้อมูล เป็นกระบวนการที่มีกระบวนการย่อยหลายอย่าง ประกอบกันคือ
1.การรวบรวมข้อมูล
2.การแยกแยะ
3.การตรวจสอบความถูกต้อง
4.การคำนวณ
5.การจัดลำดับหรือการเรียงลำดับ
6.การรายงานผล
7.การสื่อสารข้อมูลหรือการแจกจ่ายข้อมูลนั้น
ที่มา : http://www.bs.ac.th/2548/e_bs/g7/raim/in4page2.html
http://www.thaigoodview.com/library/contest2552/type2/tech03/06/__7.html
http://www.yupparaj.ac.th/CAI/processing.htm
